Приложение № 4. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их уничтожения
1. На документах (и на их проектах) и приложениях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, разработанных в Росреестре (далее также - документы "ДСП"), проставляется пометка "Для служебного пользования"¹ (далее - пометка "ДСП").
2. Необходимость проставления пометки "ДСП" на документах определяется исполнителем и должностным лицом Росреестра, подписывающим или утверждающим такой документ.
Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа "ДСП", на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
3. Номер экземпляра не проставляется на электронных документах "ДСП" и подлинниках документов "ДСП", подписанных собственноручной подписью в единственном экземпляре.
4. При необходимости включения в документ "ДСП" частей документа или отдельных приложений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, пометка "ДСП" дополняется отметкой "без служебной информации ограниченного распространения - доступ не ограничен" или "без приложений - доступ не ограничен". В этом случае перед частями документа, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "ДСП"².
5. Прием документов "ДСП", осуществляется:
1) в центральном аппарате Росреестра - Административным управлением;
2) в территориальных органах Росреестра - структурными подразделениями, на которые возложены функции по ведению делопроизводства.
6. Документы "ДСП" создаются в виде электронных документов или в случае служебной необходимости изготавливаются на бумажном носителе и иных материальных носителях.
7. При издании документа "ДСП" на бумажном носителе на обороте последнего листа каждого экземпляра документа или в учетных формах указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и лица, отпечатавшего документ, и дата печати документа.
8. Тиражирование документов "ДСП" осуществляется с письменного разрешения должностных лиц Росреестра, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
9. Учет и передача документов "ДСП" на бумажных носителях и иных материальных носителях информации, поступивших на исполнение в приемные статс-секретаря - заместителя руководителя Росреестра, заместителей руководителя Росреестра, и в структурные подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа) (далее соответственно - СПЦА Росреестра, ТО), ведутся в журнале учета документов ограниченного распространения (далее - журнал).
На обложке журнала проставляется пометка "ДСП". Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10. Документы "ДСП" на бумажных носителях и иных материальных носителях передаются исполнителям, а также из одного СПЦА Росреестра (ТО) в другое под личную подпись исполнителя либо сотрудника, на которого возложены функции по ведению делопроизводства, в том числе по осуществлению учета и хранения документов "ДСП", в журналах СПЦА Росреестра (ТО).
11. Передача документов "ДСП" из одного СПЦА Росреестра (ТО) в другое осуществляется на основании запроса заинтересованного СПЦА Росреестра (ТО), запрашивающего такой документ, с письменного разрешения уполномоченного лица.
12. Передача документов "ДСП" на бумажных носителях и иных материальных носителях осуществляется под подпись получателя документа в реестре передачи документов с пометкой "ДСП", о чем делается запись в журнале.
13. Реестры передачи документов с пометкой ДСП подлежат хранению в номенклатурных делах.
14. Печать электронных документов "ДСП", а также электронных копий документов "ДСП" на бумажном носителе осуществляется с использованием средств печати и копирования, подключенных к средствам вычислительной техники, имеющим действующие аттестаты соответствия требованиям безопасности информации³, в том числе с использованием выделенного для указанных целей серверного оборудования.
15. Изготовление копий входящих документов "ДСП" и их приложений должно осуществляться:
1) в центральном аппарате Росреестра - Административным управлением на основании поручения руководителя Росреестра либо резолюции начальника Административного управления;
2) в территориальных органах Росреестра - структурными подразделениями, отвечающими за ведение делопроизводства, на основании поручения руководителя территориального органа либо резолюции начальника соответствующего структурного подразделения.
16. Изготовление копий входящих документов "ДСП", направленных на рассмотрение статс-секретарю - заместителю руководителя Росреестра, заместителям руководителя Росреестра, начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, должно осуществляться по их поручению лицами, ответственными за документационное обеспечение деятельности заместителей руководителя Росреестра и СПЦА Росреестра (ТО).
17. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно.
18. Запрещается тиражирование документов "ДСП" в случае наличия запрещающей пометки.
19. Исполненные документы "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства СПЦА Росреестра (ТО).
На обложке дела, в которое помещены документы, также проставляется пометка "ДСП".
20. Документы "ДСП" на бумажных носителях и иные материальные носители и дела с ними, хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах, ящиках, сейфах, хранилищах (далее - объекты хранения документов "ДСП") отдельно от несекретных дел.
Объекты хранения документов "ДСП" располагаются в служебных помещениях (кабинетах) СПЦА Росреестра (ТО).
21. О фактах утраты документов "ДСП", либо разглашения информации, содержащейся в документе "ДСП", ставится в известность руководитель Росреестра (ТО) и создается комиссия для расследования обстоятельств такой утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются руководителю Росреестра (ТО).
22. На утраченные документы "ДСП", дела составляется акт, на основании которого делаются отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда центрального аппарата Росреестра (ТО).
23. Уничтожение дел и документов "ДСП" на бумажных носителях и иных материальных носителей производится по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В системе электронного документооборота, в иных регистрационно-учетных формах, а также в номенклатуре дел СПЦА Росреестра (ТО) делаются отметки об уничтожении документов "ДСП" со ссылкой на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Уничтожение дел и документов осуществляется путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановления содержания документов.
24. Уничтожение электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, производится с применением устройств уничтожения, сертифицированных по требованиям безопасности информации, путем механического нарушения целостности электронного носителя информации, не позволяющего произвести считывание или восстановление, или удаления с электронных носителей информации методами и средствами удаления остаточной информации без возможности восстановления⁴.
──────────────────────────────
¹ Абзац первый пункта 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.
² Абзац второй пункта 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.
³ Пункт 3 Порядка организации и проведения работ по аттестации объектов информатизации на соответствие требованиям о защите информации ограниченного доступа, не составляющей государственную тайну, утвержденного приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 29 апреля 2021 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10 августа 2021 г., регистрационный № 64589).
⁴ Абзац второй пункта 2.6 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.
──────────────────────────────