II. Порядок ведения книг учета документов
7. Книги учета документов содержат данные о документах, принятых (поступивших) для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, в том числе документах, поступивших в порядке межведомственного информационного взаимодействия, уведомительном порядке, для внесения сведений в реестр границ, а также иные предусмотренные Порядком документы, принятые (поступившие) для внесения сведений в ЕГРН.
8. Орган регистрации прав ведет следующие книги учета документов:
книгу учета входящих документов (далее - КУВД);
книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений прав и обременений объектов недвижимого имущества (далее - КУА).
9. Книга учета документов идентифицируется следующими данными:
наименованием книги учета документов;
номером книги учета документов;
датами начала и окончания работы с книгой учета документов.
При этом дата окончания работы с книгой учета документов указывается в ней при закрытии, иные указанные в настоящем пункте данные - при открытии книги учета документов.
10. Номер книги учета документов формируется следующим образом:
сокращенное наименование книги учета документов (КУВД, КУА);
порядковый номер книги учета документов, ведущейся органом регистрации прав;
год, в котором осуществляется ведение книги учета документов⁵.
Записи в каждой книге учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.
11. Книги учета документов открываются Росреестром.
По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.
С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы.
При закрытии книги учета документов в записи о закрытии книги дополнительно указывается последний порядковый номер записи. Если при ведении книги учета документов порядковая нумерация записей была нарушена, об этом также указывается в записи о закрытии книги.
Записи о закрытии книги учета документов удостоверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) Росреестра.
Датой закрытия книги учета документов (датой окончания работы с книгой) является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.
Закрытым книгам учета документов, в которых заполнены все записи, присваивается статус "архивная". При наличии в закрытой книге учета документов записей, в которые не внесены сведения о результате рассмотрения представленных документов, до внесения таких сведений такой книге учета документов присваивается статус "закрыта".
Книги учета документов со статусами "закрыта" и "архивная" должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях, а книга учета документов со статусом "закрыта" - также для дополнения ее соответствующих записей сведениями о результатах рассмотрения представленных документов.
12. Внесенные в книгу учета документов сведения заверяются УКЭП работника органа регистрации прав, внесшего в книгу учета документов такие сведения, либо УКЭП Росреестра, если такие сведения вносятся в книгу учета документов в автоматизированном режиме при поступлении документов с использованием системы межведомственного информационного взаимодействия, официального сайта Росреестра, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).
13. При внесении изменений (исправлений) в записи книги учета документов ранее внесенные в них сведения сохраняются.
Изменения (исправления) в записи книги учета документов, а также дополнительные сведения, вносимые в предусмотренных Порядком случаях в записи книги учета документов, заверяются простой электронной подписью внесшего их работника органа регистрации прав.