II. Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД
2.1. К общим требованиям, предъявляемым к СЭД и СХЭД, относятся:
а) поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД, обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД³;
______________________________
³ Раздел 5.2.2. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы"; М., Стандартинформ, 2019 (утвержден приказом Госстандарта от 26 марта 2019 г. № 101-ст) (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).
б) обеспечение интеграции СЭД и иных информационных систем государственного органа в части проведения экспертизы ценности документов в целях их отбора для передачи на хранение в архив государственного органа и/или выделения к уничтожению;
в) обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД в архиве государственного органа, включая передачу на хранение электронных документов;
г) соответствие процессов и процедур управления документами в СЭД и СХЭД нормативным требованиям, установленным Правилами делопроизводства⁴, правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия⁵, а также правилами хранения документов⁶.
______________________________
⁴ Глава III Правил делопроизводства.
⁵ Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314) (далее - Положение о МЭДО); постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. № 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 38, ст. 4823; 2018, № 49, ст. 7600) (далее - Положение о СМЭВ).
⁶ Глава II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.08.2015, регистрационный № 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом № 526).
2.2. Предоставление доступа к работе в СЭД и СХЭД государственных органов должно обеспечиваться только для зарегистрированных пользователей с учетом прав доступа⁷ и обязательной процедуры аутентификации.
______________________________
⁷ Пункты 1.15, 3.29, 3.31, 4.1 Правил делопроизводства.
Система управления доступом⁸ в СЭД и СХЭД должна исключать возможность несанкционированного доступа к документам, их несанкционированной рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов⁹.
______________________________
⁸ Раздел 8.4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.
⁹ Статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2020, № 14, ст. 2035).
2.3. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные¹⁰ о документах, создаваемых:
______________________________
¹⁰ Раздел 8.2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.
а) при включении документа в СЭД или СХЭД;
б) при управлении документами в СЭД или СХЭД;
в) при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с системой межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), с системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ)¹¹);
______________________________
¹¹ Пункт 4 Положения о МЭДО; пункт 4 Положения о СМЭВ.
г) при передаче на архивное хранение (из СЭД в СХЭД, из СХЭД в государственный архив).
Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся.
2.4. Протоколирование действий при функционировании СЭД и СХЭД должно осуществляться автоматически, без возможности его отключения или приостановки, а также редактирования (удаления, изменения) записей.
Журнал регистрации событий СЭД или СХЭД должен включать следующие обязательные сведения:
а) описание события;
б) влияние события на СЭД или СХЭД;
в) инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);
г) дата и время события.
2.5. Для управления доступом пользователей и управления документами в СЭД и СХЭД должны применяться справочники.
В состав метаданных документа должны включаться элементы справочников, относящиеся к документу.
Справочники СЭД и СХЭД обеспечивают учет пользователей, а также возможность настройки на конкретные виды действий пользователей в соответствии с правами доступа.
2.6. СЭД и СХЭД должны взаимодействовать с информационными системами, обеспечивающими документооборот и хранение документов, предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций, а также с другими информационными системами, применяемыми в процессе деятельности государственного органа, с осуществлением обмена документами (с их метаданными) и электронными сообщениями. СЭД и СХЭД должны поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для возможности электронного взаимодействия.
Взаимодействие с МЭДО, СМЭВ должно осуществляться в соответствии с установленными организационно-техническими требованиями к организации информационного взаимодействия, обмена документами и технологическими информационными сообщениями¹².
______________________________
¹² Положение о МЭДО; Положение о СМЭВ.
2.7. В СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной подписи.
2.8. В СЭД и СХЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм, по классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.
2.9. В СЭД и СХЭД должно обеспечиваться формирование отчетности о документах, включенных в указанные системы, и действиях с ними.