Письмо
О ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ПОДТВЕРЖДЕНИИ ЗАТРАТ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ Управление Федеральной налоговой службы по г. Москве по вопросу учета для целей налогообложения прибыли расходов организации по приобретению для собственных и арендованных автомобилей за наличный расчет топлива и горюче-смазочных материалов (ГСМ), подтвержденных кассовыми чеками, сообщает следующее.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются экономически оправданные расходы, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Порядок оформления первичных учетных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли.
Подпунктами 5 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы).
Пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" определено, что на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг применяется контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр.
Согласно Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденному постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30.07.93 N 745, чек должен иметь следующие реквизиты: наименование организации (индивидуального предпринимателя), идентификационный номер организации (индивидуального предпринимателя), заводской номер контрольно-кассовой машины, порядковый номер чека, дату и время покупки (оказания услуги), стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. На выдаваемом покупателю чеке могут содержаться и другие данные, а именно перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.
Таким образом, чеки ККТ также могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).
В случае отсутствия в чеках ККТ какого-либо из вышеуказанных обязательных реквизитов или невозможности чтения этих чеков по каким-то причинам такие чеки не могут служить первичными учетными (оправдательными) документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.
Если применяемые в установленном порядке модели контрольно-кассовой техники формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), в таких случаях налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами.
Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Следует учитывать, что для целей налогообложения прибыли принимаются затраты организации на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и цен на его приобретение, а также расходы на его обслуживание и ремонт.
Стоимость потребленного топлива (ГСМ), приобретенного за наличный расчет, подтверждается документами о его приобретении (кассовыми чеками). Таким образом, если кассовый чек не отвечает требованиям по его хранению, предъявляемым подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, то указанный чек может быть продублирован мягким (товарным) чеком с указанием в нем цены, вида топлива (ГСМ) и др.
Подтверждение для целей налогообложения прибыли услуг по обслуживанию автомобиля (включая его мойку) также может быть подтверждено чеком ККТ и (или) должным образом заверенным мягким (товарным) чеком. При этом в чеке, помимо прочих реквизитов, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля, который был обслужен.
Заместитель руководителя Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве Г.А. Суворова