Письмо
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо по вопросу учета для целей налогообложения расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебных автомобилей и сообщает следующее.
В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного. Причем расходы, перечисленные в вашем запросе, учитываются по служебному автотранспорту, принадлежащему банку на праве собственности и относящемуся к амортизируемому для целей налогообложения имуществу.
В отношении организации налогового учета расходов на содержание служебного автотранспорта, принимаемых для целей налогообложения прибыли, глава 25 Кодекса не предусматривает особенности оформления и формирования первичных документов.
В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, акты выполненных ремонтных работ и т.п.). При этом согласно разъяснению Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа при условии, что разработанный путевой лист будет содержать все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
Если банк осуществляет ремонт служебных автомобилей, то расходы на ремонт учитываются в соответствии с положениями статьи 260 Кодекса.
Приобретение ГСМ и запасных частей для служебных автомобилей учитывается в составе материальных расходов.
Если у банка отсутствует собственный гараж для содержания служебных автомашин, то возникает необходимость либо аренды гаражей у других организаций, либо пользоваться услугами платных автостоянок.
При аренде гаражей у других организаций или аренде земельных участков, используемых под автостоянки, необходимо заключить договор аренды. В соответствии с положениями подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Кодекса в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, относятся арендные платежи за арендуемое имущество.
Если банк пользуется услугами платных автостоянок, то оплата производится наличными через подотчетное лицо. Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу из кассы осуществляется в соответствии с правилами бухгалтерского учета согласно Порядку ведения кассовых операций, утвержденному Банком России. Приказ руководства банка и авансовый отчет подотчетного лица будут служить оправдательными документами при отнесении расходов в уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.
Расходы по оплате услуг платных автостоянок при наличии оформленных в соответствии с требованиями бухгалтерского учета первичных оправдательных документов (кассовых чеков, авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) банк может отнести в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта.